Irodaköltöztetés – 20 gyakori kérdés és szakmai válasz

Egy iroda költözése közben a vállalkozás élete nem áll meg. Az ügyfelek továbbra is telefonálnak, érkeznek az e-mailek, futnak a határidők, a munkatársaknak pedig lehetőleg minél hamarabb folytatniuk kell a munkát az új helyen. Közben több tucat íróasztalt, széket, szekrényt, számítógépet, monitort, dokumentumot és személyes tárgyat kell úgy átköltöztetni, hogy minden oda kerüljön, ahol szükség lesz rá. Éppen ezért egy irodaköltözés sikere sokszor már napokkal vagy hetekkel az első bútor megmozdítása előtt eldől.

Mikor érdemes elkezdeni a szervezést? Hogyan lehet csökkenteni a kieső munkaidőt? Mi legyen a számítógépekkel és a dokumentumokkal? Ki szereli szét a bútorokat? Mi történik, ha az új iroda nehezen megközelíthető, kicsi a lift vagy nincs megfelelő rakodóhely? Ezek gyakorlati kérdések, amelyekkel szinte minden komolyabb irodaköltözés során találkozunk.

A következőkben ezeket vesszük végig, és megmutatjuk, mire érdemes figyelni ahhoz, hogy az iroda átköltöztetése valóban szervezetten és a lehető legkevesebb fennakadással történjen.

1. Mennyibe kerül egy iroda költöztetése?

Az irodaköltöztetés ára elsősorban a szállítandó bútorok, dobozok és irodai eszközök mennyiségétől függ. Fontos tényező a kiindulási és az érkezési cím közötti távolság, valamint az épületek megközelíthetősége. Az emelet, a lift mérete és a rakodóhely távolsága jelentősen befolyásolhatja a munka időigényét. Nagyobb irodáknál a szétszerelendő és összeszerelendő bútorok mennyiségével is számolni kell. A pontos ajánlathoz ezért érdemes előre felmérni a teljes költöztetési feladatot. Így az ár már valós körülmények és tényleges munkamennyiség alapján határozható meg.

2. Mitől függ az irodaköltöztetés ára?

Az ár meghatározásánál önmagában az iroda alapterülete kevés információt ad. Egy kisebb, sűrűn berendezett iroda költöztetése akár több munkát is jelenthet, mint egy nagyobb, kevés bútorral használt helyiségé. Számít a bútorok és dobozok mennyisége, a szállítási távolság és a rakodás körülménye. Külön figyelmet igényelhetnek a nagyméretű tárgyalóasztalok, szekrények, irattárolók és érzékeny irodai eszközök. A szétszerelési, összeszerelési és csomagolási feladatok szintén növelhetik a munka időigényét. Ezért korrekt árat csak a konkrét költözési feladat ismeretében lehet meghatározni.

3. Mennyi idő alatt lehet egy teljes irodát átköltöztetni?

Az időtartamot az iroda mérete mellett elsősorban a szállítandó ingóságok mennyisége és a költözés előkészítettsége határozza meg. Egy kisebb iroda megfelelő előkészítéssel akár egy nap alatt is átköltöztethető. Nagyobb vállalkozásoknál célszerű lehet több ütemre bontani a munkát. Sok idő megtakarítható, ha a dokumentumok és kisebb eszközök már becsomagolva, egyértelműen megjelölve várják a költöztetőket. A lift, a parkolási lehetőség és a rakodási távolság szintén jelentősen befolyásolja a munkavégzés sebességét. Nagyobb irodánál ezért érdemes előzetesen részletes ütemtervet készíteni.

4. Hétvégén is vállalható az irodaköltöztetés?

Igen, az irodaköltöztetés kifejezetten gyakran kerül hétvégi időpontra. Ennek legnagyobb előnye, hogy kevésbé zavarja a vállalkozás napi működését. Egy péntek délután vagy hétvégén megkezdett költözéssel megfelelő előkészítés esetén az új iroda akár a következő munkanapra használható állapotba kerülhet. Ehhez azonban a bútorok, dokumentumok és informatikai eszközök előzetes rendszerezése különösen fontos. Nagyobb irodánál az új helyszín berendezésének sorrendjét is érdemes előre meghatározni. Az Optimus Költöztetés hétvégén és ünnepnapokon is vállal költöztetést külön hétvégi pótdíj nélkül.

5. Megoldható az irodaköltöztetés úgy, hogy közben a cég működése ne álljon le?

Kisebb irodáknál sok esetben megoldható, hogy a működés csak rövid időre szakadjon meg. Nagyobb cégeknél gyakran célszerű szakaszos költözést tervezni, így nem kell egyszerre minden részleget áthelyezni. A költözés sorrendjét érdemes a vállalkozás működéséhez és az egyes területek fontosságához igazítani. Az informatikai rendszerek leállítását és újraindítását külön terv szerint célszerű kezelni. A hétvégi vagy munkaidőn kívüli költözés tovább csökkentheti a kieső munkaidőt. A teljes leállás elkerülhetősége azonban mindig az adott iroda működésétől és technikai infrastruktúrájától függ.

6. Hogyan érdemes előkészíteni az irodát a költözésre?

Elsőként érdemes pontosan meghatározni, mely bútorok, dokumentumok és eszközök kerülnek át az új irodába. A feleslegessé vált berendezéseket célszerű még a költözés előtt különválasztani. A dokumentumokat és kisebb tárgyakat jól zárható, egyértelműen megjelölt dobozokba érdemes csomagolni. Hasznos, ha minden dobozon szerepel, melyik részleghez vagy helyiséghez tartozik. A nagyobb bútoroknál előre tisztázni kell, mely darabok mozgathatók egyben és melyeket szükséges szétszerelni. A megfelelő előkészítés jelentősen gyorsíthatja a rakodást és az új iroda berendezését.

7. Ki csomagolja be a számítógépeket, monitorokat és egyéb irodai eszközöket?

Ezt már az irodaköltöztetés tervezésekor érdemes pontosan meghatározni. A számítógépek és monitorok csomagolásánál megfelelő védőanyagokra és stabil csomagolásra van szükség. A kábeleket, töltőket és tartozékokat célszerű az adott eszközzel együtt, egyértelmű jelöléssel kezelni. Az informatikai eszközök szakszerű lecsatlakoztatása általában a vállalkozás informatikai szakemberének feladata. Költöztetés előtt az üzletileg fontos adatokról biztonsági mentés készítése is indokolt. A csomagolás pontos feladatmegosztását előzetesen érdemes egyeztetni a költöztető céggel.

8. A költöztető cég biztosít dobozokat és csomagolóanyagot?

Ez szolgáltatónként eltérő, ezért már az ajánlatkéréskor érdemes rákérdezni. Az Optimus Költöztetésnél igény szerint kérhető segítség a csomagoláshoz és a szükséges költöztető dobozokhoz. Irodaköltözésnél különösen fontos, hogy megfelelő méretű és teherbírású dobozokat használjunk. A dokumentumokat nem célszerű túl nagy dobozokba csomagolni, mert azok gyorsan túl nehézzé válhatnak. A sérülékeny eszközöknél megfelelő védőcsomagolásra is szükség van. A szükséges csomagolóanyag mennyiségét nagyobb iroda esetén érdemes előre meghatározni.

9. Hogyan szállíthatók biztonságosan a számítógépek és monitorok?

Az érzékeny elektronikai eszközöket megfelelő védelemmel és stabilan rögzítve kell szállítani. A monitorok kijelzőjét különösen óvni kell a nyomástól és az ütődéstől. A kábeleket és tartozékokat érdemes az adott eszközhöz rendelve, külön csomagolni és megjelölni. Szállítás előtt célszerű ellenőrizni, hogy minden eszköz megfelelően leállításra és leválasztásra került. Fontos üzleti adatok esetén a költözéstől függetlenül is ajánlott friss biztonsági mentést készíteni. Az új irodában így az eszközök azonosítása és újbóli üzembe helyezése is gyorsabban történhet.

10. Vállalják az irodabútorok szétszerelését és összeszerelését?

Igen, az Optimus Költöztetés igény szerint segítséget nyújt az irodabútorok szétszerelésében és összeszerelésében. Erre főként nagyobb íróasztaloknál, szekrényeknél, polcrendszereknél és tárgyalóasztaloknál lehet szükség. A szétszerelés előtt érdemes megvizsgálni, hogy az adott bútor valóban nem mozgatható-e biztonságosan egyben. A szerelvényeket és kisebb alkatrészeket célszerű bútoronként elkülönítve kezelni. Az új helyszínen az összeszereléshez az is fontos, hogy előre ismert legyen a bútorok tervezett helye. Ezzel elkerülhető, hogy a már összeállított nagyméretű bútorokat később ismét mozgatni kelljen.

11. Mi történik a nagyméretű íróasztalokkal, szekrényekkel és tárgyalóasztalokkal?

A nagyméretű irodabútoroknál először azt kell megvizsgálni, hogy biztonságosan kijuttathatók-e a régi és bevihetők-e az új irodába. Az ajtók szélessége, a folyosók, a lépcsőház és a lift mérete mind meghatározó lehet. Ha a bútor egyben nem mozgatható megfelelően, részleges vagy teljes szétszerelésre lehet szükség. A szétszerelés csökkentheti a bútor és az épület sérülésének kockázatát is. Az új irodában célszerű már előre kijelölni a nagyobb bútorok végleges helyét. Így az összeszerelés után lehetőleg már nem kell újra mozgatni őket.

12. Hogyan érdemes becsomagolni és rendszerezni az iratokat, dokumentumokat?

A dokumentumokat célszerű kisebb, megfelelő teherbírású dobozokban szállítani. Minden dobozt egyértelműen meg kell jelölni, hogy az új irodában azonnal a megfelelő helyre kerülhessen. Jó rendszer lehet a részleg, a helyiség vagy a szekrény szerinti számozás. Bizalmas iratok esetében különösen fontos, hogy a dokumentumokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. Az iratmegőrzési vagy adatvédelmi kötelezettség alá eső dokumentumokat ennek megfelelően kell kezelni a költözés teljes ideje alatt. A pontos jelölési rendszer az új irodában az irattár visszarendezését is jelentősen megkönnyíti.

13. Hogyan kerülhető el, hogy a dobozok és eszközök összekeveredjenek?

A legegyszerűbb megoldás egy előre kialakított jelölési rendszer. Minden dobozon szerepeljen, honnan érkezik és az új irodában hová kell kerülnie. Nagyobb irodánál használható számozás, részlegenkénti jelölés vagy helyiségkód is. A számítógépekhez tartozó kábeleket és kiegészítőket célszerű ugyanazzal az azonosítóval ellátni, mint magát az eszközt. Az új helyszínen a helyiségek azonos jelölése tovább gyorsítja a kipakolást. Egy jól kialakított rendszerrel jelentősen csökkenthető az elkeveredés és az utólagos keresgélés.

14. Szükséges előzetes helyszíni felmérés egy irodaköltöztetés előtt?

Kisebb, egyszerűen áttekinthető irodánál nem minden esetben szükséges személyes helyszíni felmérés. Nagyobb vagy összetettebb költözésnél azonban kifejezetten hasznos lehet. A felmérés során pontosabban meghatározható a bútorok és egyéb ingóságok mennyisége, valamint a szükséges kapacitás. Ellenőrizhetők a rakodási útvonalak, a lift, a lépcsőház és a nagyobb bútorok mozgathatósága is. Videós felméréssel sok esetben személyes kiszállás nélkül is megfelelő képet lehet kapni a feladatról. Minél pontosabb az előzetes felmérés, annál kevesebb váratlan helyzet merülhet fel a költözés napján.

15. Milyen adatokat kell megadni ahhoz, hogy pontos árajánlatot kapjunk?

Elsőként szükség van a kiindulási és az érkezési címre, valamint a tervezett költözési időpontra. Fontos az iroda mérete és a szállítandó bútorok, dobozok, gépek és egyéb eszközök hozzávetőleges mennyisége. Érdemes jelezni a nagyméretű vagy különleges kezelést igénylő tárgyakat is. Mindkét helyszínnél fontos információ az emelet, a lift és az épület megközelíthetősége. Előre tisztázni kell azt is, szükség van-e csomagolásra vagy bútorszerelésre. Minél pontosabbak az induló információk, annál pontosabban tervezhető a költöztetés és az ajánlat.

16. Mi történik, ha az új irodánál nehéz a parkolás vagy messze lehet csak megállni?

A rakodóhely és az épület bejárata közötti távolság közvetlenül befolyásolja a költözés időigényét. Ezért a parkolási lehetőségeket már az előzetes egyeztetés során érdemes tisztázni. Belvárosi irodáknál különösen fontos lehet a rakodás helyének és időpontjának megtervezése. Figyelembe kell venni az adott terület közlekedési, behajtási és várakozási szabályait is. Ha a jármű csak távolabb tud megállni, hosszabb kézi mozgatási útvonallal kell számolni. Az előzetes tervezés ezért ezen a ponton is jelentősen befolyásolhatja a költözés menetét.

17. Hogyan oldható meg a költözés emeletes irodaházban vagy kis méretű lift esetén?

Elsőként meg kell vizsgálni a lift méretét és terhelhetőségét, valamint a lépcsőházi útvonalat. Nagyobb bútorok esetében már előre érdemes ellenőrizni, hogy azok beférnek-e a liftbe. Ha nem, meg kell vizsgálni a biztonságos szétszerelés vagy a lépcsőn történő mozgatás lehetőségét. Irodaházaknál az épület saját költözési és teherlift-használati szabályait is célszerű előzetesen tisztázni. Egyes épületekben külön időpontot vagy előzetes engedélyt kérhetnek a nagyobb rakodáshoz. Ezek ismeretében a költöztető csapat megfelelően fel tud készülni a helyszínre.

18. Mi történik, ha költözés közben megsérül egy bútor vagy irodai eszköz?

A károk kezelésének pontos módját mindig a választott költöztető cég szerződési és biztosítási feltételei határozzák meg. Ezért az ajánlat elfogadása előtt érdemes tisztázni, milyen felelősséget vállal a szolgáltató a szállított ingóságokért. A sérülés kockázatát megfelelő csomagolással, bútorvédelemmel és szakszerű rakodással lehet csökkenteni. Nagy értékű vagy különösen érzékeny eszközöket célszerű már az egyeztetés során külön jelezni. Kár esetén fontos a sérülés mielőbbi dokumentálása és bejelentése. A további ügyintézés ezután az előzetesen elfogadott feltételek szerint történhet.

19. Lehet szakaszosan, részlegenként átköltöztetni egy nagyobb irodát?

Igen, nagyobb irodák esetében a szakaszos költöztetés sokszor kifejezetten célszerű megoldás. Segítségével csökkenthető annak az időnek a hossza, amikor a vállalkozás működése korlátozott. Előre meghatározható, mely szervezeti egységek vagy irodai területek költözzenek elsőként. A sorrendet érdemes az informatikai háttér és az új iroda használatba vételének ütemezésével összehangolni. Ehhez pontos jelölésre és előre elkészített költözési tervre van szükség. Jól megszervezve az új iroda fokozatosan is használatba vehető.

20. Mennyivel az irodaköltözés előtt érdemes költöztető céget keresni?

Minél nagyobb az iroda, annál korábban érdemes elkezdeni a költözés megszervezését. Egy kisebb iroda esetében egyszerűbb lehet az időpont-egyeztetés, míg nagyobb költözésnél több előkészítő feladattal kell számolni. A felmérés, az ajánlatadás, a csomagolás és a bútorok előkészítése mind időt igényelhet. Különösen érdemes előre tervezni, ha a költözést hétvégére vagy egy konkrét átadási határidőhöz kell igazítani. Nagyobb irodaházaknál az épület üzemeltetőjével történő egyeztetés is része lehet az előkészítésnek. A korai szervezés több lehetőséget ad arra, hogy a költözés időpontját a vállalkozás működéséhez lehessen igazítani.

+1. Kérhető az irodaköltöztetés lomelszállítással együtt?

Igen, az irodaköltöztetés összekapcsolható lomelszállítással is, ami különösen praktikus lehet régi iroda kiürítésekor. A költözés előtt érdemes szétválogatni, mely bútorokra, berendezésekre és egyéb tárgyakra lesz szükség az új helyen, és melyek váltak feleslegessé. A megtartandó ingóságokat az új irodába szállítjuk, a már nem szükséges bútorokat és tárgyakat pedig elszállítjuk. Így nem kell a költözést és a régi iroda kiürítését két külön munkaként megszervezni. Ez akkor is hasznos lehet, ha az új iroda kisebb, vagy a költözéssel együtt a régi, elhasználódott berendezéseket is lecserélik. Az irodaköltöztetés és a lomelszállítás összehangolásával a régi iroda átadása is egyszerűbben megszervezhető.

Hogyan tudunk segíteni?

Egy iroda költöztetésénél fontos, hogy a munka tervezetten, az iroda működéséhez igazodva történjen. Az Optimus Költöztetés a kisebb irodák átköltöztetésétől a nagyobb céges költözésekig vállal megbízásokat Budapesten, Pest megyében és az ország egész területén. Segítünk az irodabútorok, dokumentumok és irodai eszközök költöztetésében, valamint igény szerint a bútorok szét- és összeszerelésében. Ha a régi irodában feleslegessé vált bútorok és berendezések is maradnak, a költöztetést lomelszállítással együtt is megszervezzük.

Mondja el, honnan hová költözne, és mekkora irodát kell átköltöztetni. A részletek alapján személyre szabott ajánlatot készítünk.